• İletişim



    TÜRKİYE İLAÇ ve TIBBİ CİHAZ KURUMU
    Eskişehir Yolu Söğütözü Mah. 2176. Sok. No:5 06520 Çankaya/ANKARA T +90 (312) 218 30 00 F +90 (312) 218 34 60
    TIBBİ CİHAZ FAALİYETLERİ YARDIM MASASI (ÇAĞRI MERKEZİ)
    T +90 (312) 218 33 33
    KOZMETİK FAALİYETLERİ YARDIM MASASI
    T1 +90 (312) 218 32 68 T2 +90 (312) 218 32 43
    TÜBİTAK - BİLGEM Yazılım Teknolojileri Araştırma Enstitüsü (YTE)
    Çukurambar Mah. 1478. Cadde No:22 06100 Çankaya/ANKARA E uts-iletisim [at] tubitak.gov.tr
  •  
  •  

Sıkça Sorulan Sorular

Yazılıma Giriş

  • Ürün Ortamı’na giriş yapmak için https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/ linkini kullanabilirsiniz.

  • Test Ortamı’na giriş yapmak için https://utstest.saglik.gov.tr/UTS/ linkini kullanabilirsiniz.

  • ÜTS’ye e-Devlet Kapısı’na giriş yapmak için kullanmakta olduğunuz tüm yöntemler (e-Devlet Şifresi, e-İmza, Mobil İmza, İnternet Bankacılığı vb.) ve e-İmza ya da Mobil İmza ile giriş yapabilirsiniz.

  • E-imza Kullanımı

  • ÜTS’de, bir dokümanı elektronik olarak imzalamanız gerekiyorsa, e-imza kartınız ile imzalama işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

  • Bilgisayarınızda e-imza kartının çalışabilmesi için gerekli sürücülerin bilgisayarınızda kurulu olması gerekmektedir.

    Elektronik imza kartınızın bilgisayara takılı olduğuna emin olduktan sonra, turkiye.gov.tr adresine elektronik imza yoluyla giriş yapmayı deneyebilir misiniz (bilgisayarınızda e-imza kartınızın sürücülerinin doğru çalıştığını bu yolla teyit edebilirsiniz)? turkiye.gov.tr’ye giriş yapabiliyor olmanız, ÜTS’yi kullanabilmeniz için ön koşuldur. Eğer giriş yapamıyorsanız, e-imza kartı servis sağlayıcınız ile iletişime geçmeniz gerekmektedir.

  • Firma ve Kullanıcı İşlemleri

  • Firma ve kullanıcı işlemleri için https://uts.saglik.gov.tr/?page_id=1019 adresinde yer alan ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Yardım Kılavuzu’nu kullanabilirsiniz.

  • Sistem Token alma işlemi firma başına maksimum 2 adet olmak üzere sadece firma imza yetkilisi tarafından yapılabilir. Bu işlem Kullanıcı menüsü altındaki Sistem Kullanıcısı Tanımlama İşlemleri altından “Sistem Tokeni Al” düğmesi ile sadece firma imza yetkilisi tarafından gerçekleştirilebilir.

  • Ürün ortamı ile test ortamında kullanılan sistem tokeni farklıdır. Her ortam için ayrıca Sistem Tokeni alınması gerekmektedir.

  • Belge ve Ürün İşlemleri

  • Aktarım sırasında firma numaraları TİTUBB’daki haliyle 2667269xxxxxx şeklinde aktarılacaktır. ÜTS’de oluşturulacak belge numaraları 13 haneli firma numarasının son 7 hanesi yanına eklenen UB1, KK1, vs. şeklinde oluşturulacaktır (9xxxxxx-UB1 gibi).

  • Geçici barkodlu tıbbi cihazlar ÜTS’ye aktarılmayacaktır.

  • 1. İlk olarak ürünlerin ilişkili olduğu belgenin kayıtlı duruma gelmesi gerekmektedir. Eğer ürünlerle ilişkilendirmek üzere yeni bir belge varsa bu belgenin de kayıtlı olması gerekmektedir.
    2. Güncelleme yapılacak ürünler, Tıbbi Cihazlarımı Listele ekranından belge numarası girilerek seçilir.
    3. Listelenen ürünler Excele Aktar düğmesinden Kriterlere Uyan seçeneği seçilerek gelecek olan eposta ile kaydedilir.
    4. Gelen zip dosyası içerisindeki belge numarası alanı eğer yeni bir belge ile ilişkilendirilmesi isteniyorsa güncellenir.
    5. Ürünlerin görsel ve etiket alanlarında güncelleme yapılmak istenmiyorsa excelden bu alanlar silinir.
    6. Tıbbi Cihaz Bildirimleri ekranından Ekle düğmesinden Toplu Tıbbi Cihaz Ekle seçeneği seçilerek hazırlanan excel dosyası ile toplu olarak taslak tıbbi cihazlar oluşturulur.
    7. Tıbbi Cihaz Başvuru işlemlerinden başvuru oluşturup taslak durumdaki ürünlerin TİTCK incelemesine gönderilmesi sağlanır.

  • – Bir belge numarası firmada bir kere kullanılabildiğinden aynı numaraya sahip yeni bir belge eklenememektedir.
    – Başvuru içerisinde bulunan belge, başvuru sonlanmadan veya iptal edilmeden güncellenememektedir.

    Bu belgenin güncellenebilmesi için belge başvurusunun firmalar tarafından aşağıdaki adımlar izlenerek iptal edilmesi ve tekrar başvuru oluşturulması gerekmektedir.
    1- Başvuru detayı açılır İptal Et düğmesine tıklanır ve onaylanır.
    2- Sistem başvuruyu İptal Edildi durumuna, içerisindeki belge kayıtlarını ise Taslak durumuna getirir.
    3- Belge üzerinden gerekli güncellemeler yapılarak tekrar başvuru oluşturulur.

  • “Tıbbi Cihazlarımı Listele” sayfasının sağ üst kısmında bulunan “Tüm Tıbbi Cihazları Excele Aktar” butonu yardımı ile tüm ürünlerinizin toplu bir şekilde dökümünü alabilirsiniz. Döküm almış olduğunuz Excel dosyası, ÜTS üzerine toplu aktarım yapabilmeniz için de uygundur ve ürünlerinizin tüm bilgilerini içerecek yapıdadır.

  • Hem ÜTS’de hem de TİTUBB’da kayıtlı ürünler için Tıbbi Cihaz menüsü altındaki İhale Bildirimi ekranı ya da doğrudan temim işlemleri için https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/vatandas#/dogrudanTemin adresi kullanılmalıdır. Bu ekranlarda hem ÜTS’de hem de TİTUBB’da kayıtlı ürünlerle, bildirim dosyalarını hazırlayabilirsiniz.

  • ÜTS’nin döndüğü bilgi https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/vatandas#/vatandasCihazDurumSorgula adresinden görülebilir. ÜTS bu bilgiyi MEDULA’ya dönmektedir. MEDULA tarafında yapılan işlemler ile ilgili ÜTS’nin bilgisi bulunmamaktadır.

  • MEDULA üzerinden yapılan sorgu hem ÜTS’yi hem de TİTUBB’u kullanmaktadır. Eğer ürün ÜTS’ye geçmişse ÜTS’den cevap dönmekte TİTUBB’a gidilmemektedir. ÜTS’de yoksa TİTUBB’a gidilip cevap dönülmektedir. Bu durumda ürün ÜTS’ye geçtiği için ÜTS’den cevap dönülmüştür.

  • Hatalı veri girişinin engellenebilmesi için GMDN, Branş Kodu, GTİP Kodu vb. alanlar referans alan olarak tasarlanmıştır.

    Test Ortamında eksik olan GMDN, Braş Kodu, GTİP Kodu vb. alanların eklenmesi/güncellemesi işlemleri İdare’nin kontrolündedir. Eksik olan alanlar ile ilgili İdari bir talep açabilirsiniz, İdare talebinizi değerlendirdiğinde, mutlaka size dönüş yapılacaktır.

    Şu aşamada, farklı kodlar kullanarak test işlemlerinize devam edebilirsiniz. Gerçek ortama ürün bilgilerinizi girerken bu alanları güncelleyerek girebilirsiniz.

  • Tekil Ürün Bildirimleri

  • Reçeteli optik tekil ürünler tüketiciye verilene kadar ÜTS’ye Üretim Bildirimi, İthalat Bildirimi, Verme Bildirimi, Alma Bildirimi (ve gerekli görülen diğer bildirimler) yapılacaktır. Ancak bu tekil ürünler tüketiciye verildikten sonra bu durum hâlihazırdaki gibi MEDULA’ya bildirilecektir; ÜTS’ye ayrıca “Tüketiciye Verme Bildirimi” veya “Tüketiciden İade Alma Bildirimi” yapılmayacaktır.

  • TİTUBB’a yapılmış olan bildirimlerinizin tekrardan ÜTS’ye girilmesine gerek yoktur. TİTUBB’da olmayan bildirimler ÜTS’ye yapılacaktır.

  • TİTUBB’a yapılmış olan bildirimler için ÜTS’de verme-alma işlemleri yapılmayacaktır.

  • ÜTS’de iki firma/kurum arasındaki el değiştirmeler hep verme ve alma bildirimleri ile yapılır. Bu durumda yanlışlıkla alma bildirimi yapan taraf aldığı yere verme bildirimi yapacak ve siz de alma bildirimi yapacaksınız. Sonrasında doğru yere doğru ürünü verme bildirimi ile ileteceksiniz.

  • Alma bildirimi yapılmadığı sürece tekil ürün verme bildirimi yapan taraf üzerinde kalmaya devam eder. Bu konuda askıda kalan ürünle ilgili bir süre sınırı bulunmamaktadır.

  • Bayiler üretici/ithalatçı firmalarla bayilik ilişkisi olan takip kapsamındaki ürünlerini ÜTS’ye bildirmek için “Stok Bildirimi”ni kullanacaktır. Üretici/İthalatçı firmalar ise ellerindeki ürünleri “Stok Bildirimi” ile değil, “Üretim/İthalat Bildirimi” yaparak ÜTS’ye bildirmeye devam edeceklerdir.

  • Bir ürünün seri ya da lot bazlı takip edileceğine Üreticisi/İthalatçısı karar verir. TİTCK sadece ürünün takip edilip edilmeyeceğini belirler. Nasıl piyasaya arz edileceği Üreticinin/İthalatçının kararıdır.

  • Tüm firmalar tekil ürünü verdikleri bir sonraki noktayı görebilirler. Üretici/İthalatçı firmalar ise tekil ürünün anlık olarak hangi firma/kurum üzerinde olduğunu görebilirler ama hangi noktalardan geçerek o firmaya/kuruma ulaştığını göremezler.

  • Tıbbi cihaz bilgileri içerisinde “Tek Kullanımlık mı?” için hayır denilmesi ürünün çok kullanımlık olduğu anlamına geliyor. Bundan sonra “Sınırlı Kullanım Sayısı Var mı?” sorusu soruluyor. Kullanım sayısı sınırsız denilirse bu hatayı alırsınız. Çok kullanımlık ürünler için kullanım bildirimi yapılamaz.

  • ÜTS’deki tüm el değiştirme işlemleri verme ve alma bildirimleri ile yapılmaktadır. Konsinye ürünler için de verme ve alma bildirimleri kullanılmalıdır. Ancak, hangi aşamada kullanılacağı üretici/ithalatçı firma ile sağlık hizmet sunucusu arasındaki ilişkiye bağlıdır.
    Şöyle ki; üretici/ithalatçı firma konsinye ürünleri sağlık hizmet sunucusuna verir ancak ÜTS üzerinden bildirimini yapmaz. Operasyon sonrasında hangi ürünlerin kullanıldığı bellidir ve bu ürünler için sağlık hizmet sunucusuna verme bildirimi yapılır ve sağlık hizmet sunucusu tarafından da alma bildirimi yapılır. Ardından fatura kesilir. Bir diğer seçenek de en başında tüm konsinye ürünler için verme (ÜTS üzerinde de) bildirimi yapılır. Sağlık hizmet sunucusu da alma yapar. Operasyon sonrasında sağlık hizmet sunucusu tekrardan konsinye ürünleri firmaya verir. Kullanılan ürünler için tekrardan verme yapılır.