• > ÜTS Ürün Ortamı’na giriş yapabilmek için kullanacağım link nedir?

  Ürün Ortamı’na giriş yapmak için https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/ linkini kullanabilirsiniz.

• > ÜTS Test Ortamı’na giriş yapabilmek için kullanacağım link nedir?

  Test Ortamı’na giriş yapmak için https://utstest.saglik.gov.tr/UTS/ linkini kullanabilirsiniz.

• > ÜTS’ye giriş yapabilmek için hangi yöntemleri kullanabilirim?

  ÜTS’ye e-Devlet Kapısı’na giriş yapmak için kullanmakta olduğunuz tüm yöntemler (e-Devlet Şifresi, e-İmza, Mobil İmza, İnternet Bankacılığı vb.) ve e-İmza ya da Mobil İmza ile giriş yapabilirsiniz.

E-imza Kullanımı

• > ÜTS üzerinde elektronik olarak imzalama işlemlerim için hangi yöntemleri kullanabilirim?

  ÜTS’de, bir dokümanı elektronik olarak imzalamanız gerekiyorsa, e-imza kartınız ile imzalama işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

• > e-İmza kartım ile başvuru imzalayacağım zaman “Sertifika Seç” uyarısı veriyor. Ne yapmalıyım?

  Bilgisayarınızda e-imza kartının çalışabilmesi için gerekli sürücülerin bilgisayarınızda kurulu olması gerekmektedir.

  Elektronik imza kartınızın bilgisayara takılı olduğuna emin olduktan sonra, turkiye.gov.tr adresine elektronik imza yoluyla giriş yapmayı deneyebilir misiniz (bilgisayarınızda e-imza kartınızın sürücülerinin doğru çalıştığını bu yolla teyit edebilirsiniz)? turkiye.gov.tr’ye giriş yapabiliyor olmanız, ÜTS’yi kullanabilmeniz için ön koşuldur. Eğer giriş yapamıyorsanız, e-imza kartı servis sağlayıcınız ile iletişime geçmeniz gerekmektedir.

Firma ve Kullanıcı İşlemleri

• > Firma ve kullanıcı işlemleri ile ilgili bilgilendirmeyi nereden öğrenebilirim?

  Firma ve kullanıcı işlemleri için https://uts.saglik.gov.tr/?page_id=1019 adresinde yer alan ÜTS Kullanıcı ve Firma İşlemleri Yardım Kılavuzu’nu kullanabilirsiniz.

• > Sistem Kullanıcısı (Sistem Token) tanımlama işlemini nasıl yapabilirim?

  Sistem Token alma işlemi firma başına maksimum 2 adet olmak üzere sadece firma imza yetkilisi tarafından yapılabilir. Bu işlem Kullanıcı menüsü altındaki Sistem Kullanıcısı Tanımlama İşlemleri altından “Sistem Tokeni Al” düğmesi ile sadece firma imza yetkilisi tarafından gerçekleştirilebilir.

• > Ürün ortamı ile test ortamında kullanılan sistem tokeni aynı mıdır?

  Ürün ortamı ile test ortamında kullanılan sistem tokeni farklıdır. Her ortam için ayrıca Sistem Tokeni alınması gerekmektedir.

• > Sağlık Hizmet Sunucusu kaydında kullanıcılar nasıl tanımlandı, yeni kullanıcı tanımlamasını nasıl yaparız, ÜTS’de hiç işlem yapmadık?

  Kamu Hastaneleri,İl Sağlık Müdürlükleri, İlçe Sağlık Müdürlükleri, muayenehane ve polikliniklerin kayıtları tarafımızca ÇKYS’den otomatik olarak çekilmiştir. ÇKYS’de Kurum adına tanımlı kullancılar ÜTS’ye de yansımıştır. Yeni kullancı tanımlanmak istenildiğinde ÇKYS’de Kurum adına kullanıcının tanımlamasının yapılması gerekmektedir. Sistemler arasında entegrasyon bulunduğu için ÇKYS’de tanımlı kullanıcı ÜTS’ye de yansıyacaktır. Özel Hastanelerde kullanıcı tanımlama işlemleri Kullanıcı–>Kullanıcı Hesabı İşlemleri menüsü üzerinden hastane sorumlusu tarafından yapılmaktadır.

Belge ve Ürün İşlemleri

• > ÜTS üzerine yeni kaydı yapılan belgelere nasıl numara verilecektir?

  Aktarım sırasında firma numaraları TİTUBB’daki haliyle 2667269xxxxxx şeklinde aktarılacaktır. ÜTS’de oluşturulacak belge numaraları 13 haneli firma numarasının son 7 hanesi yanına eklenen UB1, KK1, vs. şeklinde oluşturulacaktır (9xxxxxx-UB1 gibi).

• > Geçici barkodlu tıbbi cihazlarım ÜTS’ye aktarılacak mı?

  Geçici barkodlu tıbbi cihazlar ÜTS’ye aktarılmayacaktır.

• > Belgem reddedildiğinde belgeye bağlı ürünlerim Reddedildi durumuna geldi. Bu ürünleri tekrar nasıl kayıtlı duruma getirebilirim?

  1. İlk olarak ürünlerin ilişkili olduğu belgenin kayıtlı duruma gelmesi gerekmektedir. Eğer ürünlerle ilişkilendirmek üzere yeni bir belge varsa bu belgenin de kayıtlı olması gerekmektedir.
  2. Güncelleme yapılacak ürünler, Tıbbi Cihazlarımı Listele ekranından belge numarası girilerek seçilir.
  3. Listelenen ürünler Excele Aktar düğmesinden Kriterlere Uyan seçeneği seçilerek gelecek olan eposta ile kaydedilir.
  4. Gelen zip dosyası içerisindeki belge numarası alanı eğer yeni bir belge ile ilişkilendirilmesi isteniyorsa güncellenir.
  5. Ürünlerin görsel ve etiket alanlarında güncelleme yapılmak istenmiyorsa excelden bu alanlar silinir.
  6. Tıbbi Cihaz Bildirimleri ekranından Ekle düğmesinden Toplu Tıbbi Cihaz Ekle seçeneği seçilerek hazırlanan excel dosyası ile toplu olarak taslak tıbbi cihazlar oluşturulur.
  7. Tıbbi Cihaz Başvuru işlemlerinden başvuru oluşturup taslak durumdaki ürünlerin TİTCK incelemesine gönderilmesi sağlanır.

• > Fiziki evrak gerektiren bir belge başvurusu yaptım fakat başvuru içerisindeki belge bilgilerinde hata bulunmaktadır. Bu bilgileri nasıl düzeltebilirim?

  – Bir belge numarası firmada bir kere kullanılabildiğinden aynı numaraya sahip yeni bir belge eklenememektedir.
  – Başvuru içerisinde bulunan belge, başvuru sonlanmadan veya iptal edilmeden güncellenememektedir.

  Bu belgenin güncellenebilmesi için belge başvurusunun firmalar tarafından aşağıdaki adımlar izlenerek iptal edilmesi ve tekrar başvuru oluşturulması gerekmektedir.
  1- Başvuru detayı açılır İptal Et düğmesine tıklanır ve onaylanır.
  2- Sistem başvuruyu İptal Edildi durumuna, içerisindeki belge kayıtlarını ise Taslak durumuna getirir.
  3- Belge üzerinden gerekli güncellemeler yapılarak tekrar başvuru oluşturulur.

• > Tıbbi cihazlarımın tamamını Excel’e aktarmak istiyorum ama ürün listeleme tablosunun altında yer alan Excel ikonu ile yapmaya çalıştığımda tüm ürünlerimi aktaramıyorum. Ayrıca, ürünlerimin tüm bilgilerini göremiyorum. Nasıl bir yol izlemeliyim?

  “Tıbbi Cihazlarımı Listele” sayfasının sağ üst kısmında bulunan “Tüm Tıbbi Cihazları Excele Aktar” butonu yardımı ile tüm ürünlerinizin toplu bir şekilde dökümünü alabilirsiniz. Döküm almış olduğunuz Excel dosyası, ÜTS üzerine toplu aktarım yapabilmeniz için de uygundur ve ürünlerinizin tüm bilgilerini içerecek yapıdadır.

• > Kayıtlı ürünlerim KİK programında gözükmüyor?

  Hem ÜTS’de hem de TİTUBB’da kayıtlı ürünler için Tıbbi Cihaz menüsü altındaki İhale Bildirimi ekranı ya da doğrudan temim işlemleri için https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/vatandas#/dogrudanTemin adresi kullanılmalıdır. Bu ekranlarda hem ÜTS’de hem de TİTUBB’da kayıtlı ürünlerle, bildirim dosyalarını hazırlayabilirsiniz.

• > ÜTS’de ürün kayıtlı ancak MEDULA’da onay yok diyor?

  ÜTS’nin döndüğü bilgi https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS/vatandas#/vatandasCihazDurumSorgula adresinden görülebilir. ÜTS bu bilgiyi MEDULA’ya dönmektedir. MEDULA tarafında yapılan işlemler ile ilgili ÜTS’nin bilgisi bulunmamaktadır.

• > Ürün TİTUBB’da kayıtlı ama MEDULA’da ret görünüyor?

  MEDULA üzerinden yapılan sorgu hem ÜTS’yi hem de TİTUBB’u kullanmaktadır. Eğer ürün ÜTS’ye geçmişse ÜTS’den cevap dönmekte TİTUBB’a gidilmemektedir. ÜTS’de yoksa TİTUBB’a gidilip cevap dönülmektedir. Bu durumda ürün ÜTS’ye geçtiği için ÜTS’den cevap dönülmüştür.

• > Test ortamında ürün kaydı yapmak için ilgili alanları dolduruyorum. Ancak girmiş olduğum GMDN, Branş Kodu, GTİP Kodu vb. alanları Sistem kabul etmiyor, ne yapmalıyım?

  Hatalı veri girişinin engellenebilmesi için GMDN, Branş Kodu, GTİP Kodu vb. alanlar referans alan olarak tasarlanmıştır.

  Test Ortamında eksik olan GMDN, Braş Kodu, GTİP Kodu vb. alanların eklenmesi/güncellemesi işlemleri İdare’nin kontrolündedir. Eksik olan alanlar ile ilgili İdari bir talep açabilirsiniz, İdare talebinizi değerlendirdiğinde, mutlaka size dönüş yapılacaktır.

  Şu aşamada, farklı kodlar kullanarak test işlemlerinize devam edebilirsiniz. Gerçek ortama ürün bilgilerinizi girerken bu alanları güncelleyerek girebilirsiniz.

Tekil Ürün Bildirimleri

Alma Bildirimleri

• > Alma bildiriminin iptali nasıl yapılacaktır?

  ÜTS de Alma İptal Bildirimi şeklinde bir bildirim türü bulunmamaktadır. Yapılan alma bildiriminin iptali için öncelikle tarafınıza verme bildiriminde bulunan firmaya almış olduğunuz ürünleri verme bildirimi ile iade etmeniz ve karşı firmanın alma bildirimi ile bu ürünleri alması gerekmektedir.

• > Tıbbi Cihaz Listele ekranında kayıt durumu “Sistemde Tekil Ürünü Var” olarak görünen ürünler ne ifade etmektedir?

  Bir ürünün kayıtlı olduğu durumda ÜTS’de tekilleştirilmesi ve sonrasında ürün güvenliğini etkilemeyen bir sebeple ürün kaydının düşmesi durumunda Tıbbi Cihaz Listele ekranında kayıt durumu “Sistemde Tekil Ürünü Var” olarak görünmektedir. “Sistemde Tekil Ürünü Var” şeklinde görülen ürünlerin sağlık hizmet sunucuları tarafından alımlarında sorun olmadığı hususunda 2019/19 Sayılı Tıbbi Cihazlarla İlgili Mal ve Hizmet Alımı İşlemleri Genelgesi’nde hükümlere yer verilmiştir.

• > Verme bildirimi yaptığım firma/kurum “Almak İstemiyorum” seçeneğini seçerek bildirimi kabul etmedi, ne yapmalıyım?

  Ürün Hareketleri–>Verme/Alma Bildirimi–>Alınmak İstenmeyen Verme Bildirimlerim ekranından ilgili bildirim seçilerek “Verme İptal Bildir” işlemi yapılmalıdır. Verme İptal bildirimi yapılmadan ilgili ürün için yeni bir verme bildirimi gerçekleştirilememektedir.

• > Tarafıma yapılan verme bildirimleri için toplu bir şekilde “Almak İstemiyorum” seçeneğini seçmek istiyorum, ne yapmalıyım?

  Verme/Alma Bildirimi–>Toplu Almak İstemiyorum ekranından tarafınıza yapılan verme bildirimleri için “Toplu Almak İstemiyorum” seçeneğini seçebilirsiniz.

• > Otomatik Alma Bildirimi ve Verme İptal Bildirimi nasıl gerçekleşmektedir?

  Sistem tarafından yapılan otomatik alma ve otomatik verme iptal bildirimleri geçici olarak pasif durumdadır. Şuan sistem otomatik bildirim yapmamaktadır.

• > Eksik alma bildirimleri ekranında yer alan “Görüldü”, “Görülmedi” alanı neyi ifade etmektedir?

  “Tarafınızca ÜTS’de verme bildirimi yapılan ürünün, alma bildirimi yapan firma tarafından verilen adetten az alınması durumunda “Eksik Alma Bildirimi” alanına bu bildirime ilişkin bilgi düşmektedir. Tarafınızdan kaç adet tıbbi cihazın verme bildirimi yapıldığı ve karşı tarafça kaç adeti için eksik alma bildirimi yapıldığı görüntülenmektedir. Bu ekran ile eksik alma bildirimlerinden haberdar olmanız sağlanmaktadır. Gördüğünüz, incelediğiniz, haberdar olduğunuz bildirimleri görüldü olarak işaretleyebilirsiniz. Görülmedi olarak işaretledikleriniz ise yapmış olduğunuz hareketlerde bilgilendirme olması açısından bu ekranda kalmaya devam edecektir. Bu sayede eksik alma bildirimlerinizi kontrol etmeniz sağlanmış olacaktır. Ekran tamamen sizlerin takip sürecini kontrol edebilmeniz adına sizler için geliştirilmiştir.

Verme Bildirimleri

• > Verme bildirimi yapılırken belge numarası alanına hangi belgeye ait numara girilmelidir?

  Verme bildirimi alanındaki belge numarası alanına firmaların karşılıklı olarak tıbbi cihaz alma verme işlemlerinde takiplerini, iletişimi kolaylaştırmak adına kullandıkları herhangi bir bilgi veya belge numarası (fatura, irsaliye vs.) girilebilmektedir. Bu alan yalnızca firmaların kendi aralarında iletişimi kolaylaştırmak adına eklenmiştir ve girilen belge numarasının ÜTS’de kontrolü yapılmamaktadır.

• > Tıbbi cihazlar için Kozmetik firmalara verme bildirimi yapılırken hangi bildirim türü ile işlem gerçekleştirilmelidir?

  ÜTS’de kozmetik firması olarak kayıtlı bulunan firmalar için ÜTS de Kurum Numarası oluşturulduğundan bu firmalara tıbbi cihazlar için verme bildirimi yapılırken “Kozmetik Firmaya Verme Bildir” seçeneği seçilerek işlem gerçekleştirilmelidir. Bu bildirim için karşı tarafta herhangi bir alma bildirimi yapılmasına gerek yoktur.”

• > Hastanelere tanıtım amaçlı bedelsiz ürün veriyoruz, bunlar için bildirim yapacak mıyız?

  ÜTS’de fiziki ürün nerede bunun kontrolü yapılmaktadır, bu sebeple bedelsiz verilen ürünler için de verme bildirimi yapılması gerekmektedir. Verme bildirimi yapılırken “Bedelsiz Numune Mi” sorusu bulunmaktadır, bu alanı “Evet” seçerek bildirimi yapabilirsiniz.

• > Verme bildirimi yaptığım ürünler için karşı taraf eksik alma bildirimi yapmış bu durumda alınmayan ürünler için ne yapmalıyım?

  Verme bildiriminde karşı taraf verilen adet kadar alma bildirimi yapmadığında; alınmayan adet kadar ürün, verme bildirimi yapan tarafın stoğunda kalmaya devam etmektedir. Eksik alma bildirimleri ise Ürün Hareketleri–>Verme/ Alma Bildirimi–>Eksik Alma Bildirimleri ekranından görülebilmektedir. Ayrıca, karşı taraf sehven eksik alma bildirimi yapmışsa alınmayan adet kadar yeni bir verme bildirimi yapılabilir.

• > Tarafıma yapılan verme bildirimleri için toplu bir şekilde alma bildirimi yapmak istiyorum, ne yapmalıyım?

  Verme/Alma Bildirimi–>Toplu Alma Bildir ekranından tarafınıza yapılan verme bildirimleri için toplu bir şekilde alma bildirimi yapabilirsiniz.

• > Firmamı devrettim üzerimde bulunan tekil ürünlerin aktarımı nasıl olacak?

  Firmanın ÜTS’de durumu pasif olsa da firmada bulunan aktif kullanıcı, verme bildirimi ile firmanın stoğunda bulunan ürünleri ilgili taraflara verebilir.

• > Hastaneye verme bildirimi yaptık, o alma bildirimi yaptı, fakat sonrasında tıbbi cihazın yanlış olduğunu fark ettik ne yapacağız?

  ÜTS’de iki firma/kurum arasındaki el değiştirmeler hep verme ve alma bildirimleri ile yapılır. Bu durumda yanlışlıkla alma bildirimi yapan taraf aldığı yere verme bildirimi yapacak ve siz de alma bildirimi yapacaksınız. Sonrasında doğru yere doğru ürünü verme bildirimi ile ileteceksiniz.

• > Verme bildirimini yaptıktan sonra karşı tarafın alma bildirimi yapmadığı durumda ne olacak?

  Alma bildirimi yapılmadığı sürece tekil ürün verme bildirimi yapan taraf üzerinde kalmaya devam eder. Bu konuda askıda kalan ürünle ilgili bir süre sınırı bulunmamaktadır.

• > Konsinye ürünleri hastaneye verirken hangi bildirimi kullanmalıyım?

  ÜTS’deki tüm el değiştirme işlemleri verme ve alma bildirimleri ile yapılmaktadır. Konsinye ürünler için de verme ve alma bildirimleri kullanılmalıdır. Ancak, hangi aşamada kullanılacağı üretici/ithalatçı firma ile sağlık hizmet sunucusu arasındaki ilişkiye bağlıdır.
  Şöyle ki; üretici/ithalatçı firma konsinye ürünleri sağlık hizmet sunucusuna verir ancak ÜTS üzerinden bildirimini yapmaz. Operasyon sonrasında hangi ürünlerin kullanıldığı bellidir ve bu ürünler için sağlık hizmet sunucusuna verme bildirimi yapılır ve sağlık hizmet sunucusu tarafından da alma bildirimi yapılır. Ardından fatura kesilir. Bir diğer seçenek de en başında tüm konsinye ürünler için verme (ÜTS üzerinde de) bildirimi yapılır. Sağlık hizmet sunucusu da alma yapar. Operasyon sonrasında sağlık hizmet sunucusu tekrardan konsinye ürünleri firmaya verir. Kullanılan ürünler için tekrardan verme yapılır.

Üretim/İthalat Bildirimleri

• > Üretim/ithalat bildirimi yaparken elimizde bulunan ürün miktarı daha az sayıda girilmiştir. Ne yapmalıyız?

  Söz konusu tekil ürün bilgileri ile aynı olacak şekilde (ürün numarası, lot numarası, üretim tarihi) yeni Üretim/ithalat bildirimi yaparak eksik kalan miktarı tamamlayabilirsiniz. Örneğin; 15 tane ithal etmek istemiştiniz, ilk bildirimde 10 adet ile bildirim yaptınız. Sonra hatayı farkettiniz, aynı bilgilerle 5 adetlik bildirim yaparsanız eski adetin üzerine eklenerek 15 adet stoğunuz oluşacaktır.

• > Üretim/ithalat bildirimi yaparken elimizde bulunan ürün miktarından daha fazla sayıda adet girilmiştir. Ne yapmalıyız?

  Üretim/ithalat bildiriminden sonra tekil ürünler hareket ettirilmemişse Bildirim Listele/İptal/İade ekranından bildirim iptal edilerek, doğru bilgilerle yeni bildirim yapabilirsiniz. Tekil ürünler hareket ettirilmiş ise fazla olan miktar için Ürün Hareketleri–> Tüketiciye Verme/Kullanım/Diğer bildirimler ekranından söz konusu tekil ürün seçilerek, fazla olan miktar kadar “HEK/Zayiat Bildirimi” yapılabilir. HEK/Zayiat Bildirimi yapılırken “HEK/Zayiat Tür Bilgisi” “Stok Düzeltme” olarak seçilmelidir.

• > Üretim/ithalat bildirimi yaparken üretim/son kullanma tarihini yanlış girdim, tarih bilgilerini nasıl düzeltebilirim?

  Üretici/ithalatçı firmalar Ürün Hareketleri–>Üretici/İthalatçı Tekil Ürün Sorgula–>Sistem İçindeki Tekil Ürünler ekranından ürün numarası ve seri/lot numarası ile sorgulama yaparak, ilgili ürüne ait sistemdeki tüm tekil ürünlerin üretim/son kullanma tarihinini güncelleyebilmektedir.

• > Sistem/İşlem paketleri için üretim bildirimi nasıl yapılır?

  Sistem/işlem paketi üretim bildirimleriniz için öncelikle sistem/işlem paketini oluşturan tekil ürünler stoğunuzda bulunmalıdır. Sonrasında sistem/işlem paketini üretim bildirimi yaparken mevcut stoğunuzdaki tekil ürünleri seçmelisiniz. Otomatik olarak sistem/işlem paketine eklenen tekil ürünler stoktan düşüp, sistem/işlem paketi stoğunuzda oluşacaktır.

Kullanım Bildirimleri

• > Kullanım bildirimi yaparken “Tekil ürün kullanım bildirimi koşullarını sağlamadığı için bildirim yapılamaz.” hatası alıyorum, ne yapmalıyım?

  Tekil ürüne kullanım yapılabilmesi için tekil ürünün ait olduğu ürünün belirli koşulları sağlaması gerekmektedir. Eğer ürün koşulları sağlamıyorsa sistem kullanım bildirimi yapılmasına izin vermemektedir.
  1- Ürün tek kullanımlıksa ve SUT eşleşmesi varsa kullanım yapılabilir.
  2- Ürün sınırlı kullanımlıksa ve SUT eşleşmesi varsa kullanım yapılabilir.
  3- Ürün tek kullanımlık veya sınırlı kullanımlık değil, ancak ürünün “Tek hastaya kullanılabilir mi?” alanı “Evet” ise kullanım yapılabilir.
  4- Ürünün “Vücuda implante edilebilir mi?” alanı “Evet” ise kullanım yapılabilir.
  Ürün bu koşullara sahip değil ancak kullanım yapılması gerektiğini düşünüyorsanız taleple durumu ilettiğinizde TİTCK yetkilileri kontrolü gerçekleştirmektedir.

• > MEDULA’da kesinleştirme işlemi yapıldıktan sonra kullanım bildirimi nasıl iptal edilir?

  Öncelikle MEDULA’da gerçekleştirilen kesinleştirme işlemi SGK servisleri aracılığıyla iptal edilir, sonra kullanım bildiriminin ÜTS’de iptal edilmesi gerekmektedir.

• > ÜTS’de gerçekleştirdiğim kullanım bildirimini MEDULA’ya bildirirken kişi kimlik bilgilerinin uyuşmadığına dair hata mesajı alıyorum, ne yapmalıyım?

  ÜTS’de kullanım bildirimi yaparken girilen kişi kimlik bilgisi türü ile MEDULA ekranlarında girilen kişi kimlik bilgisi türü aynı olmalıdır.
  Örneğin, ÜTS’de bildirimi T.C. kimlik numarası ile yaptıysanız, MEDULA üzerinde YUPASS ile bildirmeye çalışırsanız hata alırsınız, ÜTS’de de YUPASS ile bildirim yapmanız gerekir.

• > Kullanım bildirimi yapmak istediğimizde “Kullanım sayısı sınırsız olan ürünler için kullanım bildirimi yapılamaz.” uyarısını neden alıyorum?

  Tıbbi cihaz bilgileri içerisinde “Tek Kullanımlık mı?” için hayır denilmesi ürünün çok kullanımlık olduğu anlamına geliyor. Bundan sonra “Sınırlı Kullanım Sayısı Var mı?” sorusu soruluyor. Kullanım sayısı sınırsız denilirse bu hatayı alırsınız. Çok kullanımlık ürünler için kullanım bildirimi yapılamaz.

• > ÜTS’de yaptığım kullanım bildirimini MEDULA’da “ÜTS Kesinleştirme” işlemi yapmak istediğimde “Bildirim aktif olmalıdır” hata mesajını almaktayım, ne yapmalıyım?

  MEDULA’da “ÜTS Kesinleştirme” işleminde kullanılan bildirim kodu ÜTS’de aktif bir bildirime ait olmadığında bu hata ile karşılaşılmaktadır. Kesinleştirmede kullanılan bildirim kodu ile ÜTS’de yapılan ve MEDULA’ya bildirilmek istenen kullanım bildirimi kodu kontrol edilmelidir. Söz konusu bildirim iptal edilmiş veya yanlış bildirim türüne ait kod gönderilmiş olabilir.

• > ÜTS’de yaptığım kullanım bildirimini MEDULA’da “ÜTS Kesinleştirme” işlemi yapmak istediğimde ÜTS kullanım bildirimdeki adet ile hizmetdeki adet bilgisi uyuşmamaktadır. ” hata mesajını almaktayım, ne yapmalıyım?

  Üretici/İthalatçı firmanın ürün kaydı yaparken eklediği yüzey alanı bilgisi kullanım bildirimini etkilemektedir. ÜTS kullanım kesinleştirme esnasında SGK ürün yüzey alanına göre hesaplama yapmaktadır. Bu nedenle adet bilgisi hesaplanarak MEDULA üzerinden istek yapılmalıdır. 

  Örneğin, ürün tanımında ürünün yüzey alanı 3.25 cm2 olarak verildiyse, kullanım bildirimi de 5 adetlik yapıldıysa, MEDULA “ÜTS Kesinleştirme” işlemi yapılırken adet yüzey alanı*bildirim adedi hesaplanarak yapılmalıdır. Yani 5*3.25=16.25 ile yapılmalıdır. Aksi takdirde MEDULA “ÜTS kullanım bildirimdeki adet ile hizmetdeki adet bilgisi uyuşmamaktadır. ÜTS adet : 5×3.25 , hizmet kaydı yapılan adet : 5.0″ olarak hata verecektir. 

  HBYS yazılımcıları bildirim yapılmak istenen ürüne ait yüzey alanı bilgisini ÜTS’den servisler aracılığıyla alır, MEDULA’ya kesinleştirme isteğini gönderirken kullanıcının girdiği bildirim adeti*yüzey alanı hesabını yapar ve istekte bu hesabı gönderir. 

Tüketim Bildirimleri

• > “Ürün tüketim bildirimi koşullarını sağlamamaktadır.” şeklinde hata almaktayım, ürünün sistemden çıkışını nasıl sağlayacağım?

  Ürünlerin sistemden çıkış bildirimleri, ürün kaydı esnasında sorulan sorulara verilen cevaplar doğrultusunda belirlenmektedir.
  1- Ürün tek kullanımlıksa ve SUT eşleşmesi yoksa tüketim yapılabilir.
  2- Ürün sınırlı kullanımlıksa ve SUT eşleşmesi yoksa tüketim yapılabilir.
  ÜTS’de talep bildir alanına ilgili hususu açıklayan bir metin ve örnek barkodlarla talep oluşturulması gerekmektedir. Konu üzerinde Kurumumuzca tesis edilecek değerlendirme sonucunda söz konusu ürünlerin tüketim ya da kullanım bildiriminden uygun olan bildirim ile çıkışının sağlanması için sistemde tanımlama gerçekleştirilecektir.

Tüketiciye Verme Bildirimleri

• > Vatandaşa reçete karşılığı verilen optik tekil ürünler için ÜTS’ye Tüketiciye Verme Bildirimi yapılacak mıdır?

  Reçeteli optik tekil ürünler tüketiciye verilene kadar ÜTS’ye Üretim Bildirimi, İthalat Bildirimi, Verme Bildirimi, Alma Bildirimi (ve gerekli görülen diğer bildirimler) yapılacaktır. Ancak bu tekil ürünler tüketiciye verildikten sonra bu durum hâlihazırdaki gibi MEDULA’ya bildirilecektir; ÜTS’ye ayrıca “Tüketiciye Verme Bildirimi” veya “Tüketiciden İade Alma Bildirimi” yapılmayacaktır.

• > TİTUBB’a yapılan seri bildirimleri ÜTS’ye de yapılacak mıdır?

  TİTUBB’a yapılmış olan bildirimlerinizin tekrardan ÜTS’ye girilmesine gerek yoktur. TİTUBB’da olmayan bildirimler ÜTS’ye yapılacaktır.

• > TİTUBB’a yapılan seri bildirimleri için ÜTS’de verme alma yapılacak mıdır?

  TİTUBB’a yapılmış olan bildirimler için ÜTS’de verme-alma işlemleri yapılmayacaktır.

ÜTS’de Tanımsız Yere Verme Bildirimleri

• > ÜTS’de tanımsız yere verme bildirimi yapmak istediğimde “ÜTS’de kayıtlı olan bir firmaya tanımsız yere verme yapılamaz” hatası almaktayım, ne yapmalıyım?

  ÜTS’de tanımsız yere verme bildirimi; ÜTS’de hiçbir zaman kaydı gerçekleşmeyecek olan firmalara(market, avm, hava alanı, ..vb.) tıbbi cihaz satışı gerçekleştirildiğinde yapılması gereken bir bildirim türüdür. ÜTS’de kayıtlı olan tıbbi cihaz firmaları veya sağlık hizmet sunucularına tıbbi cihaz satışı gerçekleştirildiğinde “Verme Bildirimi” yapılmalıdır.

Envanter Bildirimleri

• > Envanter Bildirimininde Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü’ne bağlı hastanelerin yapması gereken işlemler nelerdir?

  Mevcut durumda KHGM ye bağlı hastanelerin envanterlerinin MKYS üzerinden otomatik aktarımının gerçekleştirilmesi için çalışma yürütülmektedir. Halihazırda MKYS’de yer alan bilgilerinizin güncel tutulmasını sağlayınız.

• > Envanter bildirimi yapmak istiyorum ancak sistemde ürünü bulamıyorum, ne yapmalıyım?

  Eğer ürün ÜTS’de kayıtlı bir ürün ise Ürün Hareketleri–>Envanter Bildirimi alanından bildirim yapmanız gerekemktedir. Eğer ürün TİTUBB’da kayıtlı bir ürün ise; Tıbbi Cihaz–>Envanter Ürün Listele alanından öncelikle ürünün TİTUBB’dan getirilmesi gerekir. Sonrasında ÜTS’de kayıtlı ürün gibi Envanter Bildirimi yapılması gerekir. Ürünün TİTUBB ve ÜTS’de kaydı bulunmamakta ise bu ürünlerde yöntem geliştirilene kadar bildirim yapılması beklenmemektedir.

Bildirimlerle İlgili Diğer Konular

• > Bir ürünün lot mu seri mi takip edileceği nasıl karar veriliyor?

  Bir ürünün seri ya da lot bazlı takip edileceğine Üreticisi/İthalatçısı karar verir. TİTCK sadece ürünün takip edilip edilmeyeceğini belirler. Nasıl piyasaya arz edileceği Üreticinin/İthalatçının kararıdır.

• > Herhangi bir ürünün herhangi bir zamanda nerede olduğunu görebiliyor muyuz?

  Tüm firmalar tekil ürünü verdikleri bir sonraki noktayı görebilirler. Üretici/İthalatçı firmalar ise tekil ürünün anlık olarak hangi firma/kurum üzerinde olduğunu görebilirler ama hangi noktalardan geçerek o firmaya/kuruma ulaştığını göremezler.

• > Çoklu paket halinde piyasaya arz edilen tıbbi cihazlarda hem dış pakette hem de paket içindeki ürünlerin ambalajında farklı ürün numaraları (barkod) bulunması durumunda ürün kaydı ve tekil bildirim işlemleri nasıl gerçekleştirilmektedir?

  İlgili hususta detaylı açıklamaya şu bağlantıdan ulaşabilirsiniz: https://uts.saglik.gov.tr/wp-content/uploads/icDisBarkodDuyuru.pdf

• > Beşeri tıbbi ürünler ile birlikte piyasaya arz edilen tıbbi cihazların tekil bildirimi nasıl gerçekleştirilcektir?

  İlgili hususta detaylı açıklamaya şu bağlantıdan ulaşabilirsiniz: https://uts.saglik.gov.tr/wp-content/uploads/2019/UTSKaydinaVeTekilBildirimlerineIliskinDuyuru.pdf

• > Bildirim Listele/İptal/İade ekranında yanlış yaptığım verme bildirimini iptal etmek istediğimde “İptal Et” butonu çıkmıyor. Sebebi nedir?

  Yapılan verme bildirimi için karşı taraf alma bildirimi yaptığı durumda “İptal Et” butonu çıkmamaktadır. ÜTS’de ürünler için tüm el değiştime işlemleri Verme/Alma Bildirimi ile gerçekleştirilmekte olup, verme bildirimi yapılan taraf ile iletişime geçerek ilgili ürünlerin tarafınıza verme bildirimi ile gönderilmesini sağlayınız.

• > Bildirimim “Bildirim Listele/İptal/İade” ekranında görüntülenebilmesine rağmen “Ayrıntılı Sorgulama” ekranlarından görüntülenemiyor. Sebebi nedir?

  Ayrıntılı Sorgulama ekranları raporlama ve listeleme kolaylığı sağlaması için oluşturulan ekranlardır. Yapılan bildirimler periyodik aralıklarla bu tablolara aktarılmaktadır. Aktarım işleminde yaşanabilecek sorunlar nedeniyle anlık veriyi gösteremeyebilmektedir. Bu durumda bildirimlerinizi ve tekil ürünlerinizi anlık olarak sorgulayabileceğiniz ekranlar Bildirim Listele/İptal/İade veya Verme Bildir ekranları gibi bildirim yapılabilen Tekil Ürün Sorgulama ekranlarıdır. İlgili tutarsızlıklar teknik ekip tarafından tespit edilebilmekte ve zaman içinde güncellemeler sağlanmaktadır.

• > Excel ile bildirim yapamıyorum. Sebebi nedir?

  Ürün hareketleri–> Excel ile Toplu Bildirim kısmından güncel excel şablonunu tekrar indiriniz. Excel şablonu üzerinde ve aşağıda yer alan sekmelerde sizi yönlendirici/bilgilendirici bilgiler yer almaktadır. Oradaki bilgilere harfiyen uyunuz. Bu şekilde yaptığınız taktirde sorun yaşamayacaksınız.

• >Allogreft ürünler ÜTS’de yer almakta mıdır?

  Allogreft ürünler ile ilgili olarak yetkili kurum T.C. Sağlık Bakanlığı-Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü-Kan, Organ ve Doku Nakli Hizmetleri Dairesi Başkanlığıdır. İlgili daire başkanlığının iletişim bilgilerine https://shgm.saglik.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz.